Wie Du den virtuellen Warteraum bei ZOOM noch besser gestalten kannst, um Deine ZOOM-Meetings aufzuwerten?

Weißt du, wie es sich anfühlt, vor einem ZOOM Meeting im Warteraum zu hängen? Es ist wie eine Endlosschleife aus Langeweile und Ungeduld, gepaart mit Neugierde, je nachdem was der Host hier eingestellt hat. Du sitzt da und wartest darauf, dass der Host oder Co-Host (Co-Moderator) das Meeting endlich startet oder Dich reinlässt. Die Zeit scheint bis dahin stillzustehen. Leider erlebe ich immer noch viele langweilige Vorzimmer, ohne Liebe oder persönliche Note. Nichts, nur der Name des Meetings und Du überlegst Dir, was Du in der Zeit tun kannst. Social Media wäre eine Option oder schnell ne Mail checken, wann sollte gleich noch einmal das Paket zugestellt werden?

Also, falls Du auch schon mal in so einem langweiligen Wartebereich von ZOOM gesessen hast, Du bist nicht alleine! Denke jedoch daran, dass Du es besser machen kannst in Deinen Einstellungen in ZOOM. Wie genau geht es jetzt....

Hast Du einen Vorzimmer aktiviert? Dies kannst Du bei ZOOM in den Grundeinstellungen (Admin-Bereich) vornehmen. Ist Dein Wartebereich bei Zoom lieblos gestaltet oder behandelst Du in gar Stiefmütterlich?

Stell Dir vor, Dein Wartezimmer ist wie ein richtiges Zimmer, nur sitzen alle Wartenden nicht in einem Raum, sondern jeder separat im Vorzimmer. Welchen Eindruck möchtest Du Deinen Besuchern vermitteln?

Dein Wartezimmer ist ein wesentlicher Bestandteil der visuellen Visitenkarte für Deine Teilnehmenden. Wie sieht Dein Vorzimmer aus? Fühle ich mich dort Willkommen? Hast Du Dir Mühe gegeben und die in die Videoaufnahme gesteckt? Bereitest Du mich auf die kommende Veranstaltung, egal ob Meeting, Seminar, Workshop, Co-Working oder dergleichen, vor? Nutzt Du es als Werbefläche für Dich und Dein Business?

Sobald Du, der Co-Host oder Co-Moderator das Meeting eröffnest, können Deine Teilnehmenden in Deinen Wartebereich eintreten. Hier bietet sich für Dich eine gute Möglichkeit, Deine Teilnmeher:innen direkt abzuholen, zu empfangen und einzustimmen. Können Deine Teilnehmenden die Energie und Liebe im Vorfeld spüren, die sie gleich auch im Meeting erwartet? Ich bin fest davon überzeugt, wenn Du Deine Personality in einem aufgezeichneten Videos durchscheinen lässt, dann werden dies Deine Teilnehmenden spüren. Klar kannst Du auch auf fertige Videosnippets zurückgreifen oder animierte Bilder mit Text. Nutze hier alle Möglichkeiten, die sich Dir bieten und richte Deine Vorzimmer so angenehm und kurzweilig wie nötig ein. Mach sie vielleicht schon einmal darauf aufmerksam, was sie gleich erwarten können. Möchtest Du sie bitten, ihr Audio oder Video einzuschalten, dann kannst Du dieses auch schon einmal hier im Wartezimmer tun. Erinnere sie zum Beispiel an ein Glas Wasser oder eine kleinen Snack, oftmals vergessen Teilnehmende genau dies oder haben kein Papier oder Stift zur Hand.

Zoom bietet hier viele Möglichkeiten während Du schon im Meeting / Webinar auf den Einlassmoment für Deine Teilnehmenden wartest. Du kannst in den Meetingeinstellungen schon einmal vorab auf stummschalten, falls notwendig. Du kannst mittlerweile erkennen, ob alle mit ihrem Namen oder Gerätenamen im Vorzimmer warten. Dies ist gerade bei größeren Meetings sehr wichtig oder bei Meetings mit Voranmeldung, um zu schauen, dass auch nur wirklich nur die angemeldeten Personen ins die Veranstaltung hinein gelangen. Du kannst falls nötig Nachrichten in Dein Vorzimmer senden und die Teilnehmenden bitten sich umzubenennen, bevor der Meetingraum geöffnet wird. Dieses Feature feiere ich total, seit dem es von ZOOM eingeführt wurde.

Des weiteren können andere Speaker beispielsweise noch einem das Bildschirm freigeben üben, das Mikrofon testen, ihren virtuellen Hintergrund ggfs. überprüfen oder die Greenscreen noch einmal zurecht rücken. Du kannst viele Einstellungen auch noch einmal im Meeting überprüfen und deaktivieren, den Bildschirm teilen oder Willkommens-Musik ablaufen lassen. Selbst wenn Du denkst, ZOOM Meetings sind schon längst bekannt und bei vielen fester Bestandteil der Arbeit ist es immer besser, vorher noch einmal die Bildschirmteilung zu üben. Dadurch, dass auch viele andere Tools wie MS Teams, Webex etc. genutzt werden, kann es schon mal zu unterschieden kommen. Als Host hast Du die volle Kontrolle, kannst alles verwalten oder durch das Setzen von entsprechenden Häkchen das Meeting steuern.

Leider nein, ZOOM bietet uns bisher nur die Möglichkeit einen einzigen Wartebereich für alle Meetings / Webinare einzurichten. Du kannst nicht mehrere Räume für unterschiedliche Meetings anlegen. Ich kann verstehen, dass dies bei vielen zu Ärgernissen führt, vor allem, wenn Du verschiedenen Themenbereichen anbietest.

Eine Veränderung des Wartebereichs bedeutet immer, dass Du die dementsprechenden Aufzeichnung im Vorfeld schon fertig erstellt hast und in den ZOOM Einstellung in Deinem ZOOM-Account austauschst. Dieses bedeutet jedoch einen zeitlichen Mehraufwand und Du musst als Host immer wieder daran denken. Dieser Aufwand ist mir ehrlich gesagt zu viel und lohnt sich nicht. Versuche möglichst vorher ein allgemein gültiges Video für mehrere Meetings zu erstellen. Stecke lieber vorab mehr Zeit in die Erstellung Deines Videos, als diese jedes Mal aufs Neue zu produzieren oder auszutauschen.

Einer Klientin von mir habe ich ein mal ein selbst erstelltes Legevideo empfohlen, um ihre eigenen Zeichnungen einzusetzen. Ihr Vorzimmer ist echt der Hammer und es macht Lust viel länger hier zu verweilen. Anderen Klientinnen habe ich gezeigt, wie sie mit Canva ganz schnell und unproblematisch ihr Video schneiden und erstellen können.

Das Video könntest Du sogar via Zoom erstellen und schlägst gleich zwei Fliegen mit einer Klappe. Du brauchst nur Deine Webcam zu nutzen und erstellst direkt die Aufzeichnung.

Diese drei Punkte solltest Du auf jeden Fall beachten:

1. Erstelle Dir eine Storyboard oder Storyline: Plane im Voraus, wie das Video ablaufen soll und was genau gezeigt werden soll. Ein Storyboard hilft dabei, das Video visuell zu gestalten und sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte abgedeckt werden.
2. Verwenden Sie visuelle Elemente: Ein Video ohne Bilder oder andere visuelle Elemente wird schnell langweilig. Verwende daher Fotos, Grafiken und andere visuelle Elemente, um das Video interessanter und aufschlussreicher zu gestalten.
3. Halte Dich kurz: Dir steht nicht viel Speicherkapazität für Dein Video zur Verfügung, von daher sollte es möglichst kurz gehalten sein, ca. 2 Minuten. Denke bitte daran, dass Video wird in einer automatischen Dauerschleife gezeigt.

Teste Dein Video vorab, indem Du ein neues Meeting mit Dir selbst ausprobierst. Nimm dazu ein zweites Notebook und Smartphone, um es direkt bei der Einwahl zu überprüfen.

Überlege Dir im Vorfeld, ob Deine Teilnehmenden vom Bildschirm, Tablett oder Smartphone Deine Teilnehmenden zuschauen. Hier spielt das Format Deines Videos dann eine entscheidende Rolle, bei Smartphone-Usern brauchst Du das 9:16 Format (Hochformat) und bei Bildschirmnutzern das 16:9 Format (Querformat). Wenn Du ein Smartphone optimiertes Video erstellst, erscheinen bei Deinen Bildschirm-Usern rechts und links zwei schwarze Balken. Hier würde ich mir wünschen, dass Zoom das Endgerät direkt erkennen, so dass es automatisch in dem entsprechenden Format ausgespielt und verändert wird. Mit Hilfe von Canva kannst Du das Format entsprechend verändern, um es auf allen Endgeräten gut aussehen zu lassen.

Ja, Du kannst Sound in Deinem Video benutzen, allerdings musst Du Deinen Teilnehmenden einen entsprechenden non-verbalen Hinweis geben, so dass sie die entsprechenden Einstellungen an ihrem Endgerät aktivieren können. Ich habe es oftmals erlebt, dass Teilnehmende gesagt haben, Mareike, es ist so schade, dass ich nur Deine Lippenbewegungen gesehen habe, allerdings der Ton gefehlt hat. Der Button für den Ton wird zwar angezeigt, doch viele Teilnehmenden übersehen genau diesen. Wenn Du Ton nutzen möchtest, dann gibt ihnen einen entsprechenden Hinweis bei der Aufnahme durch ein optische Zeichen. Eine unterstützende Musik, bei der es nicht wirklich darauf ankommt, ob Deine Teilnehmenden den Ton hören können oder nicht.

Das Einrichten eines personalisierten Wartebereich in Zoom kann eine gute Möglichkeit sein, Deine Videokonferenzen attraktiver zu gestalten. Dazu musst Du zunächst ein selbst erstellte Video in den Sicherheitseinstellungen des Admin hochladen. Melde Dich bei Deinem Zoom-Konto an und wähle in den Admin-Sicherheitseinstellungen in Deiner Kontoverwaltung die Option "Warteraum". Hier kannst Du alle Einstellungen überprüfen und festlegen. Klicke auf Video und füge Dein selbst erstelltes Video hinzu. Nach dem Hochladen, dass Speichern und Überprüfen des Vorzimmers nicht vergessen.  

Ich hoffe, ich konnte Dir die Nützlichkeit des ZOOM Vorzimmers nahelegen. Es ermöglicht Dir als Gastgeber zu kontrollieren, wer an dem Meeting teilnimmt und wann, wer zugelassen wird. Auf diese Weise stellst Du sicher, dass nur diejenigen, die an dem Meeting teilnehmen sollen, auch wirklich teilnehmen und dass niemand sonst Zugang zu dem Meeting hat. Der aktivierte Warteraum ermöglicht es Dir, den Teilnehmern alle notwendigen Anweisungen oder Informationen zu geben, bevor sie in Deine Besprechung gelassen werden. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass alle Teilnehmer über die Erwartungen und Regeln des Meetings informiert sind. Zuerst einmal ist der ZOOM Wartebereich ein großartiges Instrument, um die Sicherheit zu gewährleisten und einen organisierten Start in Dein virtuelles Meeting zu ermöglichen. Ich liebe die Möglichkeit unheimlich, die ZOOM uns vor der Aktivierung des Meetings zur Verfügung stellt. Sinnvoll ist er aus meiner Sicht auf jeden Fall. Des weiteren kannst Du auch Teilnehmende, sollten sie sich einmal daneben benehmen, genau dorthin zurück stellen oder aus dem Meeting zu entfernen.

In Zoom stehen Dir ganz viele Einstellungen zur Verfügung, also setze Dich auf jeden Fall mit ihnen auseinander und bleib am Ball. Regelmäßige Updates bei ZOOM sorgen auch immer für noch mehr Sicherheit. Denke bitte daran, dass bei jedem Update, Änderungen an den wichtigsten Einstellungen vorgenommen wurden. Überprüfe daher Deine Einstellungen von Zeit zu Zeit, ob sich hier etwas geändert hat. Abonniere meinen Podcast "Bildung rockt" mit dem Podcast-Player Deiner Wahl. Hier gehe ich immer wieder auf die Änderungen in den ZOOM Settings ein.

Viel Spaß beim aufnehmen Deines Videos und einrichten Deines personalisierten Wartebreiches.