ZOOM einsetzen

Bundesdatenschützer

Unsere Bundesdatenschützer haben sich mal wieder zu Wort gemeldet. Nicht nur, dass ZOOM schon bereits im März immer wieder in die Presse geraten ist, jetzt hat sich Ulrich Kelber - oberster Bundesdatenschützer - zu Wort gemeldet.

Den Artikel kannst Du im Handelsblatt nachlesen:

"Aus Bequemlichkeitsgründen werden aber leider oft die bekannten Angebote genutzt, selbst wenn diese aus Datenschutzsicht mangelhaft sind. Ich erwarte von Behörden und großen Firmen, aber auch von Bürgerinnen und Bürgern, genau hinzusehen, wofür sie sich entscheiden. Es gibt immer eine Alternative, die die Vertraulichkeit der Kommunikation sichert und deren Nutzung man nicht mit seinen Daten oder Metadaten bezahlt."

"Wir haben - mangels eigener Zuständigkeit - ZOOM nicht getestet und auch die Datenschutzerklärung des Unternehmens nicht ausgewertet. Trotzdem ist offensichtlich: Bei ZOOM hat es Sicherheitsprobleme gegeben. Und es hat Schwierigkeiten gegeben, den Zugang zu vertraulichen Gesprächen abzusichern. Derzeit gibt es keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Das heißt: Die Inhalte der Kommunikation liegen unverschlüsselt auf dem Server des Anbieters. Damit ist von dieser Kommunikationsform abzuraten, wenn personenbezogene Daten im Spiel sind. Es sollten dann alternative Plattformen gewählt werden, wo eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung garantiert ist."

Inhaltsverzeichnis

1. Datensicherheit und ZOOM

2. ZOOM und Datenschutz

3. Was spricht aus meiner Sicht für ZOOM

4. MS Teams eine Alternative für ZOOM

5. Germanangst pflegen

6. Was kannst Du tun?

Nicht nur in meiner Sprechstunde im März und April bekam ich immer wieder die folgenden Fragen zum Thema Datenschutz und ZOOM gestellt: Kann ich ZOOM überhaupt noch einsetzen? Wie sicher ist ZOOM im Einsatz bei Trainings, Coachings oder Seminaren? Wie siehst Du das Ganze? Wie geht ZOOM mit dem Thema Datenschutz um? Wie können wir unsere Trainings sicherer machen? Was kann ich meinen Teilnehmern sagen, damit auch dieses sich wieder sicherer fühlen?

Deshalb habe ich bereits im März angefangen jede Menge Daten zu sammeln und die Seite ZOOM in den Medien veröffentlicht.

ZOOM geriet ins Schlingern und dadurch zum Teil heftig in die Kritik.  Angst und Unsicherheit brauch auch unter den Trainern, Beratern und Coaches sowie Teilnehmern aus.

Eine Schreckensmeldung nach der anderen wurde von der Presse verbreitet, ungeachtet dessen, ob an den Gerüchten etwas wahres daran war oder nicht? Jede Sau wurde durchs Dorf gejagt, egal ob sie veraltet war oder auf falschen Tatsachen beruhte.

Durch die ganzen Meldungen ließen viele Unternehmen ZOOM als Tool nicht mehr zu oder stiegen beispielsweise auf Cisco WebEx oder MS Teams um. 

Doch sind diese Tools besser als ZOOM? Können diese eine Alternative darstellen? Kann ich diese genauso einsetzen oder sind diese nur eingeschränkt mit meinen Teilnehmern im eLearning-Bereich einsetzbar?

Die obersten Bundesdatenschützer warnten ebenfalls vor MS Teams oder Skype in Bezug auf den Datenschutz.

Bisher ist Cisco WebEx das einzige TOOL, welches eine End-To-End-Verschlüsselung von Anfang bis Ende sowohl für die Video-, Audio- und Chatfunktion anbietet.

Es gibt Anbieter die ihren Server in Deutschland haben oder ganz aus Deutschland stammen, doch so richtig überzeugen konnte mich bisher kein anderes Tool in der Performance oder der für mich benötigten Vielfalt.  

• ZOOM erfüllt den Datenschutz nach den Kriterien der DSGVO.

• Der AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) wird seit 08. April 2020 nicht mehr separat mit ZOOM geschlossen, sondern beim Anlegen des Kontos mit abgeschlossen (hier akzeptierst Du die Nutzungsbedinungen und Datenschutzrichtlinien von ZOOM). Wenn Du Pro-Account-Besitzer bist, dann kannst auch noch separate Datenschutzerklärungen mit ZOOM vereinbaren.  

• ZOOM ist im PrivacyShield gelistet.

• Video, Audio, Chat etc. sind verschlüsselt. ZOOM arbeitet hier gerade an einer kompletten End-to-End-Verschlüsselung, da diese bisher noch fehlt, so wie bei vielen anderen Webinar- oder Videokonferenztools auch. Die Verschlüsselung soll dafür sorgen, dass der Datentransfer sowohl auf der Host- als auch der Teilnehmerseite komplett sicher wird, allerdings nur in der Bezahlversion (Pro-Account-Besitzer bei ZOOM). So geht es derzeit aus dem Whitepaper von ZOOM hervor.

Selbst Cisco WebEx, welches immer im Zusammenhang mit einer kompletten End-to-End-Verschlüsselung genannt wird, besitzt keine durchgängige Verschlüsselung. Auf der Seite von Cisco WebEx lautet es, dass zwei Arten von Verschlüsselung auf Anfrage zur Verfügung stehen. Die Verschlüsselung über öffentlich geschaltete Telefonanschlüsse ist dabei ausgenommen. Die Inhaltsfreigabe ist durchgängig verschlüsselt. 

Des weiteren sind durch eine durchgängige End-to-End-Verschlüsselung Eigenschaften wie Video-aktivierte Meetings, das Hochladen von geteilten Dateien auf die Meeting-Bereich am Ende des Meetings etc. eingeschränkt.

Ich bin von dem Tool ZOOM im eLearning Bereich überzeugt. Nein, ich werde nicht bezahlt von ZOOM und vertrete hier meine Meinung. Ja, ich verdiene einen Teil meines Geldes mit ZOOM bzw. über den Einsatz von ZOOM. 

Es erfüllt meine Ansprüche, die ich an ein Tool stelle. Mich hat ZOOM 2017 überzeugt, weil es eine geringe Bandbreite braucht und eine hohe Performance bietet. Genau dieses wünsche ich mir von einem Tool, welches im eLearning-Bereich einsetzbar ist.

• Die Teilnehmer können ohne ZOOM-Konto über den Browser an dem Meeting teilnehmen.

• Ich schätze die Gruppenräume und die vielfache Verwendung davon.

• Hier kannst Du vielseitig mit den Teilnehmern interagieren und muss ZOOM nicht nur den Chat, Whiteboard und / oder Abfragen nutzen. 

• Ich kann mit ZOOM auch in Zukunft noch tolle eLearning-Formate anbieten (Co-Working-Tage, Tagesseminare etc.) und somit visionär arbeiten.

• Die ZOOM-Oberfläche ist aus meiner Sicht intuitiv und erinnert mich an meinen Mac. 

• Vor allem liebe ich es, dass ich die Teilnehmer sehen kann und zwar in meinem Pro-Plan bis zu 100 Teilnehmern (in meiner Bildschirmauflösung  bis zu 49 Bilder in der ersten Galerieansicht). Im eLearning-Bereich sind es zwar oftmals eher weniger Teilnehmer - was auch zielführend und vor allem nachhaltiger ist - allerdings können wir uns sehen und sprichwörtlich zoomen (wie bei einer Kameralinse). 

ZOOM ist relativ einfach in der Oberflächenbedienung, allerdings ist es aus meiner Sicht wichtig, sich mit dem Tool im vollen Umfang auseinander zusetzen, um die für Dich passenden Einstellungen zu wählen. Nicht alles brauchst Du oder passt auch zu Dir und Deinen Vorhaben. Der eine möchte den privaten Chat zu lassen und der andere akzeptiert diesen nicht. Ein anderer wiederum mag es nicht seine Teilnehmer zu sehen oder direkt mit ihnen zu kommunizieren. Jeder hat ein anderes Bedürfnis für seinen Einsatz mit ZOOM.

Ich gebe meinen Teilnehmern nicht nur Tipps und Tricks zum Datenschutz weiter, sondern auch wie ZOOM sinnvoll eingesetzt werden kann.

Wir, Trainer, Berater und Coaches dürfen nicht vergessen, dass ZOOM eigentlich als Videokonferenztool konzipiert wurde und nicht als reines Webinartool. Wir gebrauchen ZOOM für unsere Zwecke, vor allem im eLearning-Bereich. Ja, ich wünschte mir auch die eine oder andere weitere Funktion, doch dann erinnere ich mich daran, dass es ein Videokonferenztool und kein reines eLearning Tool ist. 

MS Teams eignet sich aus meiner Sicht nicht für den Bereich eLearning. Ich kann nicht verstehen, wie Unternehmen ein gleichwertiges Seminar erwarten, wenn ich nur eingeschränkte Funktionen zur Verfügung stehen habe. So funktioniert das Whiteboard in MS Teams nicht immer und bei allen. Die Funktionalität ist stellenweise eingeschränkt, was manchmal vom gewählten MS-Office-Modell abhängt, ob Du einen Mac oder Windows Rechner benutzt, ZOOM manche Funktionen noch nicht ausgerollt sind oder Dir von Deinem Auftraggeber eingeschränkte Funktionen zur Verfügung gestellt werden.

MS Teams erlaubt keine bisher wirklichen Gruppenräume (diesen sollen lt. Ankündigung noch im Juni eingeführt werden), sondern dieses ist bisher nur über den Umweg der Kanäle möglich. Als Trainerin kann ich zwischen diesen hin und her wechseln. Die Arbeit innerhalb Teams ist möglich mit den typischen MS Tools (Wort, Excel etc.). Des weiteren kann ich die Daten hochladen und diese meinen Teilnehmern zur Verfügung stellen. Der Bildschirm kann geteilt werden. Ich kann externe Tools sowie Links einbinden. 

Für mich ist MS Teams allerdings eher ein social collabration Lösung wie Slack und kein eLearning Performance Tool wie ZOOM. Für social collabaration eignet es sich super, doch für meinen eLearning Ansatz brauche ich etwas anderes. Ich möchte auch nicht, dass meine Daten (PDFs oder Präsentationen) auf MS Stream Servern liegen, auf die ich, wenn es ganz schlecht läuft, keinen Zugriff habe. Es besteht bei MS Teams nur die Möglichkeit die Teilnehmer in sein eigenes Tenant (MS Teams Zuhause) einzuladen oder in das von einem Unternehmen eingeladen zu werden. Werde ich eingeladen liegen die Daten nicht mehr in meiner Hand, sondern in den Händen des Unternehmens und dies ist aus Trainersicht auch nicht unbedingt vorteilhaft, selbst wenn mir versprochen wird, dass diese wieder gelöscht werden. Einen Geschmack Geschmack hinterlässt es immer ZOOM auf der Zunge. 

Dein Auftraggeber kann ohne Dein Wissen eine Aufzeichnung erstellen und dies ohne Dich oder die Teilnehmer darüber zu informieren (aktive Einverständniserklärung ist bei ZOOM möglich). Darüber hinaus wird in der cloud auf einem MS Stream Server aufgezeichnet. Es besteht nicht die Möglichkeit die cloud abzuwählen und auf dem eigenen Rechner aufzuzeichnen. Des weiteren kann die Aufzeichnung verteilt werden innerhalb des Unternehmen-Tenant. Gästen (dies wärst Du in dem Fall) haben darauf keinen oder nur eingeschränkten Zugriff. Der Tenantbesitzer legt die Einstellungen fest. Im Grunde bist Du immer vom good will Deines Auftraggebers abhängig. 

Wir müssen, dürfen und sollen uns anpassen, können jedoch gar nicht so performen, wie wir dieses vielleicht mit ZOOM könnten. Schade, aus meiner Sicht. 

Ich mache der Presse gar keinen Vorwurf, sie leben von schlechten Nachrichten und wollte wahrscheinlich einmal  mehr über andere Themen als der "Pandemie" berichten. Mit schlechten Nachrichten werden größtenteils negative Gedankenviren befeuert (Ängste, Sorgen, Panik), eine sachliche Auseinandersetzung ist in den Medien eher weniger vorhanden. Ein Sündenbock braucht es anscheinend immer, also warum nicht jetzt ZOOM, wo gerade diese von der Situation mit am meisten profitieren. ZOOM lieferte zudem noch manches Angriffspotential. Bitte verstehe mich nicht falsch, ZOOM ist für mich nicht heilig und keine eierlegende Wollmilchsau. Im Zeit eLearning Alltag bietet es eine tolle Alternative zu bisherigen Präsenzseminaren, Webinaren und Coachings zu einem kostengünstigen Preis (13,99 € wenn Du mtl. bezahlst und über eine Umsatzsteuer-Nummer verfügst). 

Bad news are good news - wobei aus meiner Sicht good news wesentlich besser sind als bad news. 

Ja, es ist unbestritten ZOOM hatte Schwierigkeiten bei dem Thema End-to-End-Verschlüsselung, da sie bisher keine komplette 256-Bit-Verschlüsselung (vom Anfang bis Ende) angeboten haben. ZOOM hat diese Verschlüsselung bis Ende Juni in ihrem Whitepaper angekündigt (s.o.). Kaum ein anderes Tool hat sich der Zeit Kritik so gestellt, umgehend gehandelt und lädt jetzt dazu ein Hackerangriffe durchzuführen. So wurden kleine und große Lücken direkt behoben. Des weiteren hat ZOOM sein Personal massiv aufgestockt und die Firma Keybase (Verschlüsselungsexperten) gekauft. Ein Sicherheitsrat von 40 externen Experten aus verschiedenen Branchen wurde darüber hinaus einberufen.  

ZOOM hat viel geändert und unternommen, so gilt es ab 31. Mai 2020, dass kein Teilnehmer mehr in ein ZOOM-Meeting gelangt, die nicht auf ZOOM 5.0 umgestellt haben. 

Liebe Datenschützer der Bundesrepublik, beschäftigt Euch mit den Tools und beruft Euch nicht alleine nur auf die öffentliche Kritik. Dies wirft aus meiner Sicht kein gutes Bild auf Euch, wo doch Euch der Datenschutz obliegt. Alternativen habt ihr den Bürger und Bürgerinnen nicht geboten, dafür Verunsicherung gestreut. Dies finde ich katastrophal, denn gerade in der Pandemie haben sie Euch gebraucht. Vor allem schaut nicht einmal drauf und bewertet, sondern prüft immer wieder, ZOOM gab es Veränderungen oder ist alles gleich geblieben. Schaut hin ohne Germanangst! Bei ZOOM hat sich so viel verändert, was die Öffentlichkeit nicht gesehen oder mitbekommen hat, ist dann Kritik angebracht oder manchmal auch Lob?

Seit der Schulzeit müssen wir lernen immer wieder mit Kritik umzugehen, Lob wird eher selten ausgesprochen. Es werden Fehler markiert und nicht die richtigen geschriebenen Wörter. Lernen entsteht durch verstehen, neu-lernen, ent-lernen, um differenziert denken zu können. Dies hört im Alter nicht auf, nur haben wir da bereits vieles wieder ent-lernt, ver-lernt, neu-gelernt und vor allem verstanden bzw. durchgekaut.

• Sei immer auf dem neusten Stand von ZOOM, da es derzeit jede Menge Updates immer wieder gibt und informiere Deine Teilnehmer.

• Lege immer ein Konto mit Deiner E-Mail-Adresse an und nutze nicht aus Bequemlichkeit ein vorhandenes Google- oder Facebook-Konto. Ja, es ist bequem, doch mit solchen Aktionen öffnest Du die Türen zu weiteren Daten von Dir. 

• Wenn Du aufzeichnest, dann stelle bitte in Deinen Einstellungen -> Aufzeichnungen den Punkt Aufnahmeeinverständnis ein, so dass Deine Teilnehmer der Aufzeichnungen zustimmen müssen, egal ob Du oder der Co-Host die Aufnahme startet. Übrigens empfehle ich keine cloud-Aufzeichnungen, sondern die Speicherung auf dem eigenen Rechner. Dies ist mir lieber und finde ich sicherer für Dich und Deine Teilnehmer.

• Ich hoffe Du nutzt bereits den Warteraum. Hier kannst Du mittlerweile Nachrichten an Deine wartenden Teilnehmer schicken. Diese können Dir jedoch keine Nachrichten zurück schicken. Im Meeting kannst Du den Warteraum einschalten oder ausschalten, so dass Teilnehmer die aus dem Netz geflogen sind ohne diesen wieder ins Meeting zurück kehren können. 

• Du könntest sogar Dein Meeting sperren, allerdings hat dieses für mich den Geschmack von, ich schliesse den Konferenzraum ab und mache nicht nur die Tür zu. Des weiteren bekommen Deine Teilnehmer die Nachricht gezeigt, dass das Meeting gesperrt wurde und Du erhältst keine Informationen darüber, wenn Teilnehmer auf Grund dessen nicht mehr ins Meeting kehren können.

• Ich empfehle Dir nicht die Freigabe des Bildschirms (Windows) oder Desktop (Mac). Das erste Fenster bei der Freigabe des Bildschirms, da hier jeder Teilnehmer Deinen kompletten Bildschirm sehen kann. Jede Nachricht die vielleicht via Pop-Up-Fenster auf Deinen Screen erscheint, jede Mail, jeder Kalendereintrag etc. (je nachdem was Du gerade geöffnet hast). Wichtig, Du kannst bestimmen wer seinen Bildschirm freigeben darf und wer nicht.

• Du kannst Teilnehmer entfernen, je nach Voreinstellung und ihnen den erneuten Zutritt nicht mehr erlauben. 

• ZOOM hat mit 5.0 auch die Einstellung des Servers erlaubt, zugegeben, USA ist nicht abwählbar, doch in der Pro-Version kannst Du noch Europa (Server steht bisher in Frankreich) auswählen. 

• Vergebe Passwörter für Deine Meetings. Du kannst das Passwort separat schicken oder schickst dieses in den Link integriert. Wenn Du das Passwort mit der Meeting-ID in eine Mail packst oder in den Link integrierst, ist beides gleich gut oder schlecht. Besser wäre es, Du würdest das Kennwort separat schicken in einer Mail, da dann Fishing-Mails nur das Passwort oder nur die Meeting-ID hätten, klar ist es bequemer für Dich und Deine Teilnehmer, doch sicherer wäre es. Als Pro-Account-Besitzer kannst Du auch bestimmen, wie das Passwort aussehen soll oder selbst eins vergeben.

• Gebe den Schlüssel zu Deinem Arbeitszimmter (PMI -> Persönliche Meeting ID) nur den Menschen in die Hand, die Du auch wirklich darin sehen möchtest.

• Als Pro-Account-Besitzer kannst Du auch zulassen, dass Deine Teilnehmer ohne die ZOOM-Installation (ZOOM-Plugin) an dem Meeting über den Browser teilnehmen können. 

• Aufmerksamkeitstracking ist seit März in Verruf geraten. Ich selbst habe es nicht genutzt und werde es auch nicht einsetzen. Wenn Teilnehmer nicht zu 100 % bei der Sache oder nebenbei mit anderen Dingen beschäftigt sind, dann bescheissen sie am Ende sich selbst und nicht mich.

• Du kannst bei ZOOM schon lange, wie bei anderen Tools auch, einen virtuellen Hintergrundeinsetzen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn Deine Teilnehmer nicht möchten, dass jeder sieht, was sich in ihrem Hintergrund befindet oder um ihre Privatsphäre zu schützen. Nicht jeder möchte die berühmte ZOOM-Socken im Hintergrund zeigen oder den Partner, der leicht bekleidet durch die Bude hüpft. Was ich durchaus verstehen kann.

• Das Umbenennen der Teilnehmer finde ich gut, vor allem, damit ich keinen mit dem Gerätenamen ansprechen muss. Des weiteren können Teilnehmer die ihre wahre Identität im Meeting nicht preisgegeben wollen, sich einfach umbenennen. 

• ZOOM bietet die Möglichkeit, jederzeit von überall aus auch über die kostenlosen App (Google Play Store oder Apple Store) teilzunehmen. Allerdings sollten diese dann auch immer dafür sorgen, dass weder die Menschen im Hintergrund zu sehen sind oder andere das Meeting über die Lautsprecher mitbekommen. In diesen Fällen mögen Deine Teilnehmer immer Kopfhörer benutzen oder dafür sorge tragen, dass keine weiteren Personen zu sehen sind. 

Du bekommst mittlerweile ganz viele Kontrollen, die es vor März nicht gab und über die sich die Entwickler keine Gedanken gemacht hatten. Deshalb war der heftige Gegenwind auch gut, denn nur so entsteht Entwicklung. Sollte es ZOOM gelingen eine komplette End-to-End-Verschlüsselung hinzubekommen, dann wäre es auf jeden Fall sicherer in der Benutzung als so manch anderes Tool.

Setze Dich mit den Einstellungen auseinander und vor allem auch den Einstellungen, die normalerweise den Admins vorbehalten wäre. Meistens sind wir jedoch Admin und Host in einer Person.

Du kannst Dich jetzt darüber beklagen, dass viele Einstellungsmöglichkeiten nur den Pro-Account-Besitzer vorbehalten sind (z.B. die Admin-Rechte), doch dies finde ich gerechtfertigt. Wenn Du nicht bereit bist in ein Tool zu investieren, was Dir dabei hilft interaktiv mit Deinen Teilnehmern zu arbeiten, dann wird es eher schwierig. Ausprobieren kannst Du es ja in der kostenlosen Variante und wenn Dich weder die Performance noch die Einsatzmöglichkeiten überzeugen, dann suchst Du Dir ein für Dich passenderes Tool.

Ich schaue mir auch immer wieder andere Tools auf dem Markt an und probiere diese aus. Ich lerne gerne neu dazu, probiere aus und teste.

Welches Tool Du einsetzt ist schließlich Deine Entscheidung oder die Deines Auftraggebers.

Du entscheidest auch, ob Du visionär arbeiten oder die Germanangst pflegen möchtest. Ich habe mich gegen die Angst und für die Aufklärung entschieden, diese hätte ich mir von unseren obersten Datenschützern auch gewünscht und erwartet.